Descrizione ruolo del focalizzatore/referente

Gestione dell'ordine

Operazioni e scelte organizzative preliminari:

Si suppone che il fornitore sia gia' registrato sul sito e-circles.org e il suo listino sia gia' stato inserito.
Se cosi' non fosse il fornitore puo' essere segnalato da qualsiasi gasista dal menu "autosegnalazione produttore" o dall'amministratore del gas o dal fornitore stesso.
Si puo' anche stabilire che un gasista si assuma l'incarico di amministratore del fornitore nel caso in cui non possa autoamministrarsi (non dispone di un accesso ad internet).
Nel caso normale un gasita a turno si assume l'incarico di referente del fornitore e aprira'/chiudera' gli ordini e potra' filtrare la disponibilita' dei prodotti a listino.

APERTURA ORDINE
Per aprire un ordine il referente dovrà seguire questi passi:

1. Verificare che non ci siano ordini da evadere (Si preme nel menu REFERENTI  e poi sotto-menu  "ORDINI DA EVADERE"  la scritta "Ordini complessivi"  e si deve leggere come risposta: "non ci sono ordini da evadere" in colore giallo). Nel caso invece che appaiano degli ordini da evadere occorrerà accertare se sono ordini vecchi da mettere in consegna oppure occorre capire perché non sono stati evasi.
2. Entrare in GESTIONE ORDINI e verificare/modificare i seguenti campi:

• data di chiusura (Se omessa occorre chiudere manualmente l'ordine) ne e'  caldamente consigliato l'utilizzo per consentire ai gasisti di sapere fino a quando possono ordinare o modificare il proprio ordine).
• luogo di ritiro.
• data di consegna (Non obbligatorio quando non è nota si mette quella prevista e verrà aggiornata successivamente appena il fornitore potrà confermarla).
• data prossima riapertura (Non obbligatorio )molto utile al gasista per pianificare le quantita'  da ordinare in relazione al suo consumo medio.
• cadenza ordini e giorni apertura e chiusura (per ordini periodici).
• Messaggi per i gasisti (Spazio a disposizione del referente per inserire istruzioni particolari per la consegna e il pagamento)
  
• Premere tasto Salva le impostazioni in blu a fine pagina per memorizzare i dati appena immessi.
• Premere il tasto Apri gli ordini  in blu nelle impostazioni generali per consentire ai gasisti di ordinare.
• Controllare che l'ordine sia effettivamente aperto premendo il tasto  GASISTA --> Acquista per Fornitore.

CHIUSURA DELL'ORDINE
La chiusura dell'ordine avviene in modo automatico (se e' stata impostata la data di chiusura) oppure puo' intervenire manualmente il referente per chiuderlo premendo l'opportuno tasto quando l'ordine e' aperto.

Subito dopo il focalizzatore/referente dovra' attivarsi per seguire le varie fasi dell'ordine:
(conferma del produttore, regolarita' della consegna, pagamento dei gasisti, pagamento del fornitore, archiviazione dell'ordine)

CONFERMA DEL PRODUTTORE
Soprattutto per ordini aperiodici e per quei fornitori che ancora non gestiscono direttamente gli ordini dal sito www.eventhia.com occorre che il focalizzatore  trasmetta  l'ordine al fornitore con e-mail o telefono e riceva la conferma d'ordine sia per le quantita' che per i prezzi e le date di consegna.

CONSEGNA DELL'ORDINE

Controllare che non ci siano eventuali ordini pregressi rimasti in consegna dagli ordini precedenti; in tal caso occorre archiviare tutti gli ordini pregressi ed eventualmente farsi una copia del dettaglio ordine off-line.

Ricevuta la conferma dell'ordine dal fornitore si cambia lo stato dell'ordine e si mette "in consegna"

ed eventualmente si corregge la data di consegna se ci sono state variazioni.

ATTENZIONE!

Se il referente si vuole avvalere del Punto di Ritiro e dei volontari RAS per la fase di consegna del suo ordine dovrà cambiare lo stato dell'ordine (non é automatico) e mettere manualmente in consegna l'ordine entro le ore 12 del giorno di consegna previsto (di solito il giovedi) altrimenti non verranno stampate le ricevute per i RAS.

Qualora invece la chiusura dell'ordine sia molto anticipata rispetto alla consegna e ci siano piu' consegne al Punto di Ritiro prima della data di consegna dell'ordine, occorre aspettare per mettere in consegna il proprio ordine fino alle ore 21 dell'ultimo giorno di consegna antecedente al giorno di consegna previsto;

oppure avvertire l'amministratore del Punto di Ritiro di scollegare il fornitore, fino a nuova comunicazione, per non far stampare il proprio ordine nelle ricevute del Punto di Ritiro in date non corrette.

La data di consegna e'  modificabile dal referente in qualsiasi momento (anche ad ordini chiusi) e va mantenuta aggiornata alle ultime notizie che si hanno disponibili; in caso di variazione è buona norma darne avviso per e-mail ai propri gasisti acquirenti!

Di regola si mettono in consegna gli ordini almeno un giorno prima della consegna in modo che compaiano nell'elenco dei prodotti in consegna un giorno prima  e tutti gli interessati abbiano il tempo di saperlo.

Se ci sono delle spese di spedizione o di bonifico da contabilizzare per lo specifico ordine e non si è fatto in tempo ad inserirle nella gestione dell'ordine occorre comunicarle al PuntoDiRitiro ed al contabile per le necessarie correzioni dei riepiloghi (abalderi@yahoo.it).

CONTROLLO DELLA CONSEGNA

Il focalizzatore, che riceve direttamente la merce, dovra' controllare la regolarita' dell'ordine in quantita' e prezzi confrontando la fattura del fornitore con la copia dell'ordine inviato prima della distribuzione ai gasisti e comunicare eventuali difformita' al cassiere/contabile.

Se la consegna avviene al Punto di Ritiro saranno i RAS di turno a controllare quantita' e prezzi per conto del focalizzatore/referente prima della distribuzione ed il referente verrà informato dal contabile sull'esito delle consegne del proprio ordine; eventuali problemi segnalati in qualsiasi modo dovranno essere presi in carico dal referente che provvederà a risolverli oppure a convocare una riunione del gruppo per un esame condiviso di ciò che non ha potuto risolvere.

PAGAMENTO DEI GASISTI

Se la consegna avviene al Punto di Ritiro sara' il cassiere a rilasciare ricevuta dei versamenti al gasista e quest'ultimo rilascerà ricevuta al RAS di turno del ritiro della merce ordinata.

Altrimenti il focalizzatore/referente  dovra' svolgere tale compito direttamente e informare il cassiere  alla prima  occasione  utile. 

PAGAMENTO DEL FORNITORE

Normalmente i pagamenti vengono effettuati una settimana dopo la ricezione e/o consegna della merce in modo da poter raccogliere eventuali reclami dei gasisti sui prodotti ricevuti.

Per i pagamenti in contanti ai fornitori occorre richiederli almeno un giorno prima via mail al

contabile specificando importo e fornitore da pagare con riferimento ad una o più consegne. 

Si suggerisce di utilizzare, fino a quando e' possibile, il metodo del "giroconto"  (in genere si puo' fare per cifre piccole o per importi equivalenti alla spesa mensile del gasista):

il referente provvede direttamente al pagamento del fornitore e invece di richiedere la consegna fisica della moneta al cassiere chiede di registrare un versamento sul suo conto di uguale importo alla fattura da pagare. In questo modo si evita di spostare inutilmente il contante.

Se si preleva invece dalla cassa del PuntoDiRitiro bisogna SEMPRE far annotare al cassiere di turno l'entita' e la motivazione del prelievo in modo che risulti chiaramente dal foglio allegato alla cassa.

Fate scrivere qualcosa del tipo:

Nome e Cognome, Referente del Produttore ... preleva XXX euro per pagare la fattura del giorno YYY.

ARCHIVIAZIONE ORDINE

Archiviate sempre gli ordini dopo il controllo del riepilogo ricevuto dal contabile dopo la consegna, ma sempre

prima di mettere in consegna l'ordine successivo!

Se non lo fate entro la scadenza prevista (di solito entro il giovedi successivo) verra' fatto d'ufficio da un amministratore del gas quando lo riterra' necessario oppure il vostro fornitore verra' scollegato dal Punto di Ritiro (e quindi escluso dalle stampe delle ricevute gestite dai RAS) e sara' necessario che ne richiediate di nuovo il collegamento all'amministratore.

Note di Ornella x conteggiare le spese di spedizione direttamente sul sito e-circles una volta chiuso l'ordine e prima della consegna

il sito E-circles permette già da parecchi anni di inserire e suddividere tra tutti e, soprattutto, in proporzione a quanto ordinato, le varie spese di gestione legate ad un ordine.  Le spese non possono incidere in modo  uguale tra chi ad esempio ha ordinato per 5 euro e chi ha ordinato per 50.

Questa la modalità da seguire:

1. per essere tranquilli che tutto vada bene inserite le spese dopo la chiusura dell'ordine
2. selezionare il listino del referente 
3. 
4. inserire le spese nella casella evidenziata in giallo, Applicarla poi all'ordine corrente 

A questo punto se controllate gli ordini dettagliati trovate in fianco a ogni voce il costo iniziale, le spese suddivise  in proporzione e il totale.

I gasisti nel proprio carrello vedranno invece solo l'importo già comprensivo di spese

Chiedo a tutti i referenti di seguire questa procedura per inserire le spese legate ad un ordine, in modo che ognuno trova già nel suo carrello l'importo esatto comprensivo di spese equamente distribuite